La entrega de un refrigerio durante un evento debe ser planificada correctamente. Este es un momento al que se le puede sacar mucho provecho si se hace siguiendo algunas recomendaciones, pues siempre será importante la opinión de los asistentes. Es por eso que hoy te traemos 5 claves de los refrigerios para tus eventos.
Las más importantes claves de los refrigerios
Servir el refrigerio con la temperatura equivocada, mal presentado o en un momento inapropiado, te restará credibilidad entre tus asistentes. Por eso se debe tomar en cuenta las claves de los refrigerios que aquí les traemos para lograr que tus clientes salgan deleitados con tu presentación.
1. Empaque
El empaque del refrigerio debe causar un gran impacto en nuestros invitados. Debe dejar una marca inmediata en ese consumidor. Puede ser con el color, la forma, una frase pero es una manera de llamar la atención de la persona que recibe el refrigerio.
Igualmente debe ser un empaque de calidad que garantice las normas y procedimientos para envasar alimentos, garantizando mantener la calidad de los mismos.
2. Momento apropiado
El refrigerio es posiblemente el momento más esperado por los participantes de un evento. Es un rato donde se relajan las cargas y se comparte con otras personas. Si se brinda el refrigerio muy pronto, las personas comenzarán la reunión con distracciones. Y si es muy cerca del final, posiblemente muchos se lo pierdan, o el apetito que hayan traído se les convierta en desespero.
El momento ideal sería luego de la mitad del tiempo que durará el evento (entre en 55 y 70% del mismo). Con esto mantendremos concentrados a nuestros clientes. A nuestro parecer esta es una de las más importantes claves de los refrigerios pues debemos evitar que nuestros invitados se desconcentren durante la reunión. Este receso no debería exceder de los 20 o 30 minutos para continuar con el evento planificado.
3. Oportunidad de amplificar tu propuesta
Como ya lo hemos dicho, el ofrecer un bocadillo nos brinda una excelente oportunidad que debemos aprovechar. La ocasión en que uno de los asistentes reciba directamente en sus manos algún producto, nos lleva a brindar lo mejor de nuestra organización.
A su vez, queremos impactar con algo relacionado con la reunión que llevamos a cabo. Incluso de manera indirecta, podemos llevarlo a que tenga más interés con el evento al que fue invitado.
4. Calidad y cantidad del alimento
Hasta hace poco tiempo, lo acostumbrado en este tipo de reuniones era repartir lo más sencillo o económico posible, sin pensar en el efecto negativo producido. Galletas muy económicas y de muy baja calidad y donas sin ningún tipo de aporte nutricional al invitado.
Hoy en día la tendencia en los refrigerios es a dar alimentos nutritivos de la más óptima calidad. El aumento del costo es un riesgo que asumen los organizadores pues en la mayoría de los casos, es compensado con las negociaciones que resultan del evento. La clave de los refrigerios de calidad está en hacer una evaluación previa del valor nutricional que puede aportar al consumidor.
Con respecto a la cantidad, recordemos que es solo un refrigerio. Si el evento es largo y amerita una comida principal, debe servirse aparte. No podemos ofrecer una cantidad demasiado grande como refrigerio para evitar invertir en una comida principal.
5. Mantener el orden y la buena atención
Una buena entrega de refrigerios debe ser ordenada. Si bien es cierto que es un momento de relajar los niveles en los que se lleva a cabo la reunión, también es cierto que no se puede convertir en un desorden.
Igualmente lo ideal es contratar personal especializado en atender a nuestros invitados. Ellos se encargarán de repartir a cada asistente su refrigerio. Es indispensable que ese personal se esmere en atender agradablemente a los asistentes.
Los refrigerios: Aliados en tu reunión
Siguiendo las claves de los refrigerios que te dejamos aquí, seguramente tendrás éxito en tu reunión. Los refrigerios no deben verse como un gasto, sino como una inversión para cautivar más a nuestros invitados.
Debemos brindar a los asistentes comodidad y transmitirles una sensación agradable. Hacerles entender que para quienes organizan el evento, es muy importante su presencia en el mismo. Y no que se sientan usados o despreciados al no estar atendidos como se merecen.
En la página del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio hay un interesante artículo sobre los coffee break en las reuniones, te invitamos a que ingreses a leerlo.
